I.    Osnovni podatki glede obdelave osebnih podatkov (13. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)
II.    Veljavnost politike zasebnosti
III.   Vrste osebnih podatkov
IV.   Način varovanja
V.    Spletni piškotki

I. Osnovni podatki glede obdelave osebnih podatkov (13. člen Splošne uredbe         o varstvu podatkov)

1.    Upravljavec zbirke osebnih podatkov: 
Ministrstvo za javno upravo, Tržaška cesta 21, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: gp.mju@gov.si.

2.    Kontakt skrbnika zbirke osebnih podatkov in pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov na Ministrstvu za javno upravo: 
–    skrbnik zbirke osebnih podatkov: gp.mju@gov.si
–    pooblaščena oseba: dpo.mju@gov.si.

3.    Obdelovalec zbirke osebnih podatkov:
Za potrebe vzdrževanja informacijskega sistema e-JN je na podlagi izvedenega javnega naročila sklenjena pogodba s SRC sistemske integracije d.o.o., Tržaška cesta 116, p.p. 2988, 1001 Ljubljana, src@src.si, ki je pogodbeni obdelovalec Ministrstva za javno upravo.

4.    Skupni upravljavec zbirke osebnih podatkov:
V dokumentih, ki jih uporabnik naloži v informacijski sistem e-JN (ponudba, dopolnitev ponudbe, ipd), so lahko navedeni osebni podatki npr. zakonitega zastopnika, delavcev, tretjih oseb. Ministrstvo za javno upravo in posamezen uporabnik v imenu subjekta, za katerega uporablja informacijski sistem e-JN sta s sklenitvijo Splošnih pogojev sklenila tudi Dogovor o skupnem upravljanju osebnih podatkov (26. člen Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov). Posamezen naročnik ali gospodarski subjekt tako predstavlja skupnega upravljavca osebnih podatkih, ki se izmenjajo preko informacijskega sistema e-JN.

5.    Informacije o obstoju pravic posameznika:  
Uporabnik ima pravico, da od upravljavca zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, in pravico do ugovora obdelave, v kolikor njegova želja ni v nasprotju z delovanjem informacijskega sistema e-JN. 

Uporabnik lahko svoje pravice iz te točke zahteva pri skrbniku zbirke osebnih podatkov pri upravljavcu ali pri skrbniku zbirke osebnih podatkov pri posameznem naročniku ali gospodarskem subjektu, ki uporablja informacijski sistem e-JN.

V kolikor s svojo zahtevo za varstvo podatkov ni uspešen, se lahko obrne na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri Ministrstvu za javno upravo.

6.    Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov: 
Ministrstvo za javno upravo ne izvaja avtomatiziranega odločanja na podlagi profiliranja z osebnimi podatki. 

7.    Informacija o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu: 
Pritožbo lahko podate Informacijskemu pooblaščencu, Dunajska 22, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si.

8.    Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov:
Podatki o registriranih uporabnikih informacijskega sistema e-JN se obdelujejo zaradi potreb delovanja informacijskega sistema e-JN, za preverjanje identitete registriranega uporabnika in za zagotavljanje, da informacijski sistem e-JN uporablja za to registrirana oseba. Namen obdelave osebnih podatkov registriranih uporabnikov znotraj informacijskega sistema e-JN je, da razpolagamo s podatki o uporabnikih sistema, ki morajo biti za potrebe pravne varnosti in delovanje sistema določljivi posamezniki s preverljivo identiteto. Osnovni namen funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb je izmenjava informacij in dokumentov v postopku javnega naročanja, pri čemer le-ti lahko vsebujejo osebne podatke o uporabnikih in tretjih osebah. Ministrstvo teh podatkov drugače ne obdeluje, so pa hranjeni znotraj informacijskega sistema e-JN.

Osebni podatki, vsebovani v dokumentaciji, ki se izmenja preko informacijskega sistema e-JN, so v njej dostopni zaradi narave delovanja sistema, ministrstvo oz. njegovi uporabniki pa vanje ne vpogledujejo, jih samoiniciativno preverjajo ali drugače uporabljajo. Podatki so do izbrisa shranjeni na naših strežnikih.

Preko funkcionalnosti preverjanja v uradnih evidencah (e-Dosje) se v informacijskem sistemu e-JN s Poslovnim registrom Slovenije in centralno kazensko evidenco izmenjajo naslednji osebni podatki: ime in priimek subjekta, EMŠO, podatek o nekaznovanosti: ali subjekt izpolnjuje pogoje iz prvega odstavka 75. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15 s spremembami; v nadaljnjem besedilu: ZJN-3) ali prvega odstavka 32. člena Zakona o javnem naročanju na področju obrambe in varnosti (Uradni list RS, št. 90/12 s spremembami; v nadaljnjem besedilu: ZJNPOV). Namen elektronskega preverjanja in izmenjave podatkov je lažje, hitrejše in bolj varno preverjanje izpolnjevanja pogojev v postopkih javnega naročanja.

O vseh obiskovalcih spletnih strani informacijskega sistema e-JN, ki za to podajo izrecno soglasje, se zbirajo podatki o IP naslovu in obiskanih spletnih straneh znotraj informacijskega sistema e-JN. Podatki se uporabljajo za namen lažjega odkritja in odprave morebitnih napak v delovanju.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov o registriranih uporabnikih in podatkov, vsebovanih v dokumentaciji, sta točki b) in e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, in sicer se osebni podatki obdelujejo na podlagi Dogovora o skupnem upravljanju osebnih podatkov, sklenjenim s Splošnimi pogoji za uporabo informacijskega sistema e-JN, in na podlagi javnega interesa, ki ga ministrstvo zasleduje pri upravljanju informacijskega sistema. Pravna podlaga za delovanje funkcionalnosti e-Dosje je točka c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, pravno podlago za zbiranje podatkov o obiskanih straneh in IP naslovih pa predstavlja točka a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

9.    Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo:
V kolikor uporabnik sprejme piškotke na spletni strani informacijskega sistema e-JN, se nekateri podatki, opredeljeni v točki V. te Politike zasebnosti, izvozijo v Združene države Amerike, kjer se obdelajo v okviru storitve Google Analytics.

Podatkov o registriranih uporabnikih ministrstvo ne bo dalo na razpolago nikomur, podatki, vsebovani v dokumentaciji, ki se posreduje preko informacijskega sistema, pa so posredovani izključno naslovnikom, ki jih v sistemu izbere uporabnik, ki vanj naloži dokumente (uporabnik ponudnika naloži ponudbeno dokumentacijo in jo preko informacijskega sistema e-JN posreduje uporabnikom naročnika, ki lahko do nje dostopajo).

II. Veljavnost politike zasebnosti

Ta politika zasebnosti in varovanja osebnih podatkov (v nadaljevanju: Politika zasebnosti) je del Splošnih pogojev za uporabo informacijskega sistema e-JN (v nadaljevanju: Splošni pogoji). S to Politiko zasebnosti Ministrstvo za javno upravo, kot skrbnik informacijskega sistema e-JN zagotavlja, da osebne in druge, v sistem posredovane podatke, skrbno varuje, skladno z veljavnimi predpisi, Splošnimi pogoji ter to Politiko zasebnosti.

Ta Politika zasebnosti velja od 6. 3. 2023 dalje.

III.   Vrste osebnih podatkov

Informacijski sistem e-JN razpolaga z naslednjimi osebni podatki:

a)    splošni podatki o uporabniškem računu

Podatki bodo hranjeni v evidenci registriranih uporabnikov informacijskega sistema e-JN, in bodo uporabljeni izključno za potrebe delovanja informacijskega sistema e-JN in za zagotavljanje, da informacijski sistem e-JN uporablja za to registrirana oseba. 
V ta namen se vodijo naslednji podatki: ime in priimek uporabnika, delodajalec ali organizacija, v imenu katere uporabnik opravlja dejanja, e-naslov, telefonska številka, davčna in matična številka, seznam pravic za uporabo informacijskega sistema e-JN.
Osebni podatki registriranih uporabnikov bodo hranjeni največ 5 let od zadnje prijave uporabnika v informacijski sistem e-JN.

b)    podatki, posredovani z dokumentacijo, ki jo uporabnik naloži v informacijski sistem e-JN

V dokumentih, ki jih uporabnik naloži v informacijski sistem e-JN, so lahko navedeni osebni podatki npr. zakonitega zastopnika, delavcev, tretjih oseb.
Osebnih podatkov, tako naloženih v informacijski sistem e-JN, Ministrstvo za javno upravo ne bo pregledovalo oziroma uporabljalo za kakršen koli namen, razen hrambe na strežnikih v lasti ministrstva.

Dokumenti bodo v informacijskem sistemu e-JN hranjeni največ 6 mesecev od zaključka postopka v informacijskem sistemu e-JN.

OPOZORILO: Sami ste odgovorni, da pri posredovanju osebnega podatka v dokumentaciji, ki jo naložite v informacijski sistem e-JN, ravnate skladno s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov. V informacijski sistem e-JN lahko posredujete zgolj podatke, za posredovanje katerih imate pravico, in jih lahko uporabljate le na način, kot je določen s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov. V informacijski sistem e-JN posredujte le podatke, ki so potrebni za izvedbo postopka javnega naročila.  Naročnik v postopku javnega naročanja lahko obdeluje osebne podatke posameznikov, kadar je to potrebno zaradi izvedbe postopka javnega naročanja in sklenitve pogodbe z njim, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo postopka ali za izpolnjevanje pogodbe. Naročnik podatke hrani in obdeluje z dolžno skrbnostjo ter jih arhivira skupaj z dokumentacijo o postopku javnega naročila.

c)   podatki, ki se obdelujejo v okviru funkcionalnosti preverjanja v uradnih evidencah (e-Dosje)

Pravno podlago za delovanje funkcionalnosti e-Dosje predstavlja 77. člen ZJN-3 in 31. člen ZJNPOV v povezavi z 250.b členom Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (Uradni list RS, št. 110/06 s spremembami).

Preko funkcionalnosti preverjanja v uradnih evidencah (e-Dosje) se v informacijskem sistemu e-JN s Poslovnim registrom Slovenije in centralno kazensko evidenco izmenjajo naslednji osebni podatki: ime in priimek subjekta, EMŠO, podatek o nekaznovanosti: ali subjekt izpolnjuje pogoje iz prvega odstavka 75. člena ZJN-3 ali prvega odstavka 32. člena ZJNPOV.

Osebni podatki, izmenjani preko funkcionalnosti e-Dosje, so pooblaščeni osebi naročnika na voljo le za enkratni vpogled, v sistemu pa se ne hranijo in niso več dostopni. Informacijski sistem e-JN za potrebe naknadnega preverjanja upravičenosti dostopov do osebnih podatkov hrani le podatek, kdo in v imenu katerega naročnika je posredoval posamezno zahtevo ter čas posredovanja zadeve in pridobitve odgovora.

d)   podatki o IP naslovu in obiskanih spletnih straneh znotraj informacijskega sistema e-JN

O vseh obiskovalcih spletnih strani informacijskega sistema e-JN, ki za to podajo izrecno soglasje, se zbirajo podatki o IP naslovu in obiskanih spletnih straneh znotraj informacijskega sistema e-JN.

Podatki se zbirajo preko uporabe piškotkov (več v poglavju V. Spletni piškotki).

Podatki na ravni uporabnika in dogodka se za potrebe spletne analitike hranijo 26 mesecev.

IV. Način varovanja

Uporabnik do informacijskega sistema e-JN dostopa preko varne povezave, s čimer je poskrbljeno za varovanje zasebnosti in posredovanih podatkov. Vsa komunikacija med uporabnikom in informacijskim sistemom e-JN je šifrirana.

Skrbnik ima sprejete vse predpisane postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in za preprečevanje nepooblaščene obdelave teh podatkov tako, da je zagotovljeno:
–    varovanje prostorov, opreme in sistemske programske opreme,
–    varovanje aplikativne programske opreme, s katero se obdelujejo osebni podatki, npr. naprave, s katerimi se dostopa do osebnih podatkov so zaščitene na način, da v primeru neupravičenega dostopa do te naprave ni mogoče dostopati do osebnih podatkov (zaščita naprave z gesli, šifriranje celotnega nosilca podatkov),
–    preprečevanje nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov pri njihovem prenosu (vključno s prenosom po telekomunikacijskih omrežjih) npr. na način, da se do osebnih podatkov dostopa izključno v omrežju HKOM preko tehnologije VPN,
–    poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki uporabljeni ali vneseni v zbirko osebnih podatkov in kdo je to storil,
–    sklenjen Dogovor o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov z vsakokratnim pogodbenim obdelovalcem, ki zagotavlja tehnično delovanje sistema,
–    v informacijskem sistemu se ažurno odpravlja vse znane varnostne ranljivosti,
–    uporaba politike čiste mize in čistega ekrana.

Izključno z namenom obveščenosti lahko skrbnik na elektronski naslov registriranega uporabnika, posredovan ob prijavi, občasno pošilja informativna obvestila v zvezi z obveznostmi po javno naročniški zakonodaji. Informacije v obvestilih so informativne narave.

V.  Spletni piškotki

Kaj so piškotki?

Informacijski sistem e-JN za svoje delovanje uporablja piškotke, t.j. majhne tekstovne datoteke na računalniku uporabnika, v katerih se shranjujejo informacije o tem, kolikokrat obiščete našo stran in kaj vas v teh obiskih zanima. Piškotki se ne uporabljajo za vašo osebno identifikacijo. Piškotke lahko urejate ali izbrišete, kot želite. S pomočjo piškotkov se beleži statistika informacijskega sistema e-JN, z namenom lažjega odkritja in odprave morebitnih napak v delovanju. Uporabljamo storitev Google Analytics, ki nam omogoča spremljanje gibanja obiskovalcev po spletni strani.

Google Analytics

Na spletni strani informacijskega sistema e-JN se zbirajo podatki o obisku z uporabo storitve Google Analytics, ki je spletno orodje družbe Google. Podatki o uporabi spletne strani, kar vsebujejo piškotki, se prenesejo in shranijo pri družbi Google, tudi na strežnikih v Združenih državah Amerike.

Google Analytics shrani informacije o tem, katere strani znotraj informacijskega sistema e-JN obiščete, kako dolgo ste na njih, kako ste do njih prišli in na kaj boste kliknili. Z družbo Google imamo sklenjen Dogovor o pogodbeni obdelavi podatkov (t.i. Data processing agreement) in ne dovolimo, da Google uporablja ali deli naše analitične podatke.

Posredovanje družbi Google na ozemlje Združenih držav Amerike je dopustno, saj so Združene države Amerike uvrščene na seznam tretjih držav, za katere je Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije ugotovil, da imajo v določenem delu zagotovljeno ustrezno raven varstva osebnih podatkov, in sicer v delu, ko gre za iznos osebnih podatkov, ki se v okviru zasebnostnega ščita EU-ZDA prenašajo iz Evropske unije samocertificiranim organizacijam v ZDA. Družba Google pa je certificirana v okviru Zasebnostnega ščita EU-ZDA.

Več o piškotkih Google Analytics.

Piškotki, ki se namestijo na vaš računalnik ob vaši privolitvi

Informacijski sistem e-JN uporablja naslednje piškotke:

Ime piškotka	Namen	Trajanje	Izvor
_utma	Statistika ogledov spletne strani	2 leti	Google Analytics
_utmt	Statistika ogledov spletne strani	10 minut	Google Analytics
_utmb	Statistika ogledov spletne strani	30 minut	Google Analytics
_utmc	Statistika ogledov spletne strani	Do zaprtja brskalnika	Google Analytics
_utmz	Statistika ogledov spletne strani	6 mesecev	Google Analytics
_utmv	Statistika ogledov spletne strani	2 leti	Google Analytics

Sprejem in odstranitev piškotkov

Piškotke lahko namestite (izrecno soglasje) po vstopu na spletno stran.

Piškotke lahko naknadno odstranite v nastavitvah vašega brskalnika ali si preko naslednje povezave namestite orodje, ki piškotkom Google Analytics ne bo dopustilo uporabe vaših podatkov.