PRIJAVA

Splošni pogoji za uporabo informacijskega sistema e-JN

PREGLED:

I.    Uvodne določbe
II.   Osnovni podatki o informacijskem sistemu e-JN
III.  Obveznosti uporabnika
IV.  Obveznosti skrbnika
V.   Osebni podatki
VI. Končne določbe

I.    Uvodne določbe

1. člen (splošno)

S Splošnimi pogoji za uporabo informacijskega sistema e-JN (v nadaljevanju: Splošni pogoji) se določa splošna pravila delovanja informacijskega sistema e-JN in pogoje njegove uporabe. Vsebina Splošnih pogojev predstavlja pravno veljaven in zavezujoč sporazum med skrbnikom informacijskega sistema e-JN in uporabniki informacijskega sistema e-JN.

Ministrstvo za javno upravo je lastnik in avtor informacijskega sistema e-JN, z njim v celoti razpolaga  in ga daje uporabnikom v uporabo pod pogoji, določenimi v teh Splošnih pogojih, skladno z Navodili za uporabo informacijskega sistema za uporabo funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb e-JN, Navodili za uporabo aplikacije e-Dosje ter upoštevajoč veljavno zakonodajo.

Splošni pogoji veljajo za vse uporabnike, ki na kakršen koli način uporabljajo informacijski sistem e-JN.

2. člen (pravila uporabe)

Za zagotavljanje kakovostnega delovanja informacijskega sistema e-JN se uporabnik zavezuje, da bo pri dostopu in uporabi upošteval Splošne pogoje, Politiko zasebnosti in varovanja osebnih podatkov v informacijskem sistemu e-JN, veljavno zakonodajo ter vsa navodila in druga pravila uporabe, objavljena na uporabniških straneh informacijskega sistema e-JN https://ejn.gov.si/  

Informacijski sistem e-JN sestavljajo:

funkcionalnost elektronske oddaje ponudb,
funkcionalnost preverjanja v uradnih evidencah (e-Dosje),
funkcionalnost naročanja kataloških izdelkov (e-Katalog).

3. člen (izrazi)

Posamezni izrazi, uporabljeni v Splošnih pogojih, imajo v nadaljevanju naslednji pomen:

–    Informacijski sistem e-JN je informacijski sistem v javnem interesu, ki zagotavlja izvajanje postopkov javnega naročanja na popolnoma elektronski način, in sicer od predloga za izvedbo naročila do zaključka postopka in naročanja posameznih artiklov preko kataloga. V sklopu informacijskega sistema e-JN deluje več funkcionalnosti, ki omogočajo izvedbo posameznih faz v postopku javnega naročila.

–    Funkcionalnost elektronske oddaje ponudb je elektronsko komunikacijsko orodje, ki naročnikom in gospodarskim subjektom omogoča elektronsko komuniciranje za sporočanje in izmenjavo informacij, zlasti  elektronsko oddajo in sprejemanje ponudb in prijav v postopkih javnega naročanja, skladno s 37. členom ZJN-3. 

–    Funkcionalnost preverjanja v uradnih evidencah (e-Dosje) je v skladu s 77. členom ZJN-3 vzpostavljen enotni informacijski sistem, namenjen elektronskemu preverjanju kandidatov, ponudnikov, podizvajalcev, pogodbenih partnerjev in nekaterih drugih gospodarskih subjektov v nekaterih uradnih evidencah. Način vzpostavitve, upravljanja in vzdrževanje funkcionalnosti e-Dosje, način, nabor in dinamiko prevzemanja podatkov iz uradnih evidenc ter način zavarovanja osebnih podatkov in določanja pooblaščenosti za vpogled ureja Pravilnik o enotnem informacijskem sistemu na področju javnega naročanja .

–    Funkcionalnost naročanja kataloških izdelkov (e-Katalog)  omogoča  možnost izvajanja naročil preko funkcionalnosti, s čimer se poenostavlja in zagotavlja poenotenje postopka naročanja, zagotavlja preglednost naročil in skrajšuje čas, ki je potreben za pripravo in izvedbo posameznega naročila.

–    Skrbnik informacijskega sistema e-JN (v nadaljevanju: skrbnik) je Ministrstvo za javno upravo, ki skrbi za nemoteno delovanje informacijskega sistema e-JN. 

–    Uporabnik informacijskega sistema e-JN je vsak posameznik (registriran in neregistriran uporabnik), ki na kakršen koli način uporablja informacijski sistem e-JN.

–    Registrirani uporabnik informacijskega sistema e-JN je vsak posameznik, ki je registriran v informacijskem sistemu e-JN in ima dodeljene uporabniške pravice ter uporabniško vlogo, v kateri nastopa.

–    Neregistrirani uporabnik informacijskega sistema e-JN je vsak posameznik, ki uporablja informacijski sistem e-JN brez registracije v okviru pravic, ki jih imajo neregistrirani uporabniki.

–    Glavni administrator je oseba, zaposlena pri skrbniku, ki dodeljuje pravice nosilcu in upravitelju pravic pri naročniku in pravice dostopa uporabnikom funkcionalnosti e-Dosje.

–    Naročnik je subjekt, ki oddaja javno naročilo in s tem namenom uporablja informacijski sistem e-JN.

–    Gospodarski subjekt je subjekt, ki informacijski sistem e-JN uporablja z namenom pregleda in oddaje ponudb oz. sodelovanja pri posameznem javnem naročilu.

–    Registracija pomeni prvo prijavo v informacijski sistem e-JN in jo na predpisan način opravi vsaka oseba, ki želi postati registrirani uporabnik.

–    Prijava pomeni vsakokratno prijavo posameznega registriranega uporabnika z namenom uporabe informacijskega sistema e-JN.

4. člen (vsebine in storitve, ki jih zagotavlja informacijski sistem e-JN)

Informacijski sistem e-JN naročniku v okviru funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb zagotavlja možnost priprave javnega naročila, objave javnega naročila v informacijskem sistemu e-JN in na pregledu aktualnih javnih naročil, spremembe javnega naročila, zadržanja javnega naročila, ustavitve javnega naročila, pregleda prejetih prijav oz. ponudb, povabila na pogajanja, poziva na dopolnitev ali pojasnilo ponudbe in zaključka javnega naročila v informacijskem sistemu e-JN.
Informacijski sistem e-JN naročniku v okviru funkcionalnost preverjanja v uradnih evidencah omogoča preverjanje gospodarskih subjektov, upoštevajoč 67.a in 75. člen ZJN-3 in 32. člen ZJNPOV .
Informacijski sistem e-JN naročniku v okviru funkcionalnosti naročanja kataloških izdelkov omogoča poročanje o potrebah ter naročanje izdelkov na podlagi izvedenih javnih naročil.
Informacijski sistem e-JN gospodarskemu subjektu zagotavlja možnost prijave za sodelovanje pri aktualnih javnih naročilih, ki so javno objavljena, prejemanja povabil za sodelovanje s strani naročnika za javna naročila, ki niso javno objavljena, priprave ponudbe za javno naročilo, elektronske oddaje ponudbe, ogled zapisnika o odpiranju ponudb, oddaje novih ponudb in prejem pozivov ter dopolnjevanje ponudb na poziv naročnika.

5. člen (objava javnih naročil)

Funkcionalnost za elektronsko oddajo ponudb ne nadomešča obvezne objave informacij na portalu javnih naročil https://www.enarocanje.si/.
Naročnik, ki omogoči oddajo ponudbe preko funkcionalnosti za elektronsko oddajo ponudb v informacijskem sistemu e-JN, s tem izpolni pogoje iz 37. člena ZJN-3, pri čemer pa uporaba informacijskega sistema e-JN ni obvezna, naročnik lahko po lastni odločitvi uporabi drug način elektronskega komuniciranja, ki je skladen s 37. členom ZJN-3.

II.    Osnovni podatki o informacijskem sistemu e-JN

6. člen (uporaba informacijskega sistema e-JN)

Neregistrirani uporabniki informacijskega sistema e-JN lahko uporabljajo del brezplačnih storitev in funkcionalnosti, ki ne zahtevajo prijave v ta sistem. Uporaba drugih storitev in funkcionalnosti informacijskega sistema e-JN je za neregistrirane uporabnike omejena ali ni mogoča. Registrirani uporabniki lahko uporabljajo vse storitve in funkcionalnosti informacijskega sistema e-JN brezplačno, skladno z dodeljenimi pravicami glede na uporabniško vlogo.

7. člen (tehnične značilnosti sistema)

Informacijski sistem e-JN v okviru funkcionalnosti za elektronsko oddajo ponudb zagotavlja skladnost tehničnih značilnosti informacijskega sistema e-JN z zahtevami desetega odstavka 37. člena ZJN-3.
Tehnične značilnosti funkcionalnosti preverjanja v uradnih evidencah so skladne z zahtevami devetega do dvanajstega odstavka 77. člena ZJN-3 ter s Pravilnikom o enotnem informacijskem sistemu na področju javnega naročanja.

8. člen (postopek registracije in prijave)

Za uporabo vseh vsebin informacijskega sistema e-JN je potrebna registracija v informacijski sistem e-JN. Registracija poteka preko sistema SI-PASS, ki je enotna točka za preverjanje identitete različnih subjektov, v lasti Ministrstva za javno upravo. Splošna pravila delovanja in pravila uporabe so določena s pogoji delovanja sistema SI-PASS. Registracija je enkratna in brezplačna. 

Način registracije se razlikuje glede na njegovo uporabniško vlogo. Pri registraciji se uporabnik identificira s potrdilom iz 18. točke 2. člena Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu  (v nadaljnjem besedilu: digitalno potrdilo) razen zakoniti zastopnik gospodarskega subjekta, ki je pravna oseba s sedežem v RS, katerega digitalno potrdilo mora biti vpisano v Evidenco digitalnih potrdil, ki jo vodi Agencija RS za javnopravne evidence in storitve (v nadaljnjem besedilu: AJPES).

V primerih, ko je pred dokončno registracijo uporabnika potrebna potrditev pravic s strani skrbnika (npr. registracija pooblaščenca fizične osebe ali samostojnega podjetnika oz. registracija podjetja s sedežem izven Republike Slovenije), skrbnik potrditev opravi najkasneje do konca naslednjega delovnega dne po dnevu, v katerem je uporabnik zaprosil za pravice.

Natančna navodila za registracijo in prijavo v informacijski sistem e-JN so opisana v Navodilih za uporabo informacijskega sistema za uporabo funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb e-JN in Navodilih za uporabo aplikacije e-Dosje, ki so objavljena na spletnih straneh informacijskega sistema e-JN.
Za vsako prijavo v informacijski sistem e-JN registrirani uporabnik potrebuje digitalno potrdilo, s katerim se je izkazal pri registraciji. Pravice za uporabo funkcionalnosti preverjanja v uradnih evidencah (e-Dosje) lahko pridobi le pri naročniku zaposlena oseba, ki razpolaga s kvalificiranim digitalnim potrdilom.

9. člen (komunikacija v informacijskem sistemu e-JN)

Vsa sporočila, izmenjana preko informacijskega sistema e-JN, se primarno vročajo s sporočili znotraj informacijskega sistema e-JN, sekundarno pa tudi na elektronski naslov/elektronske naslove, ki bodo v času posredovanja sporočila pri posameznem oddanem dokumentu navedeni kot kontaktni naslovi.

Uporabnik s potrditvijo teh splošnih pogojev soglaša, da vsa komunikacija med naročnikom in gospodarskim subjektom po oddaji posameznega dokumenta poteka preko kontaktnega elektronskega naslova, ki ga uporabnik navede ob oddaji posameznega dokumenta. V primeru spora mora naročnik dokazati zgolj, da je njegovo sporočilo zapustilo elektronski poštni sistem naročnika, ki je posredoval sporočilo na relevantne elektronske naslove. 

Vsak uporabnik se zavezuje, da bo redno spremljal sporočila v profilu gospodarskega subjekta v informacijskem sistemu e-JN in svoj kontaktni elektronski naslov.

10. člen (dolžnost skrbne hrambe)

Registrirani uporabnik mora podatke, ki omogočajo prijavo v informacijski sistem e-JN, vključno z digitalnim potrdilom, skrbno hraniti in jih ne sme posredovati tretjim osebam v uporabo ali jim omogočiti vpogleda v informacijski sistem e-JN. Registrirani uporabnik je odgovoren za vsako škodo, ki je bodisi posredno ali neposredno povzročena zato, ker so tretje nepooblaščene osebe uporabile njegov dostop do informacijskega sistema e-JN.

Podatki za prijavo enolično določajo registriranega uporabnika. Šteje se, da je oseba, ki se prijavlja v informacijski sistem e-JN, tista, katere podatki so navedeni v vlogi za registracijo in da so njegovi podatki popolni in točni. Uporabnik odgovarja za vse aktivnosti, ki jih opravi v informacijskem sistemu e-JN, kadar je vanj prijavljen s svojimi prijavnimi podatki.

Če registrirani uporabnik posumi, da je prišlo do zlorabe njegovih podatkov za prijavo, mora v najkrajšem možnem času obvestiti skrbnika.

11. člen (uporabniške vloge)

Registrirani uporabnik na strani naročnika ali na strani gospodarskega subjekta lahko ima različen nabor uporabniških pravic, ki jih izvaja preko uporabniške vloge, ki mu je dodeljena v informacijskem sistemu e-JN oz. v posamezni funkcionalnosti.

Uporabniške vloge so opisane v Navodilih za uporabo informacijskega sistema za uporabo funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb e-JN.

Glavni administrator (MJU) bo uporabnikom, ki so bili registrirani že v predhodno verzijo funkcionalnosti e-Dosje, delujočo na povezavi https://ejn.gov.si/portal/e-dosje in ki so hkrati že registrirani v informacijski sistem e-JN, potrdil pravice dostopa do funkcionalnosti e-Dosje brez predložitve novega »Zahtevka za potrditev uporabnikov za preveritev gospodarskih subjektov v informacijskem sistemu e-JN - e-Dosje«, saj z njim razpolaga že zaradi uporabe predhodne verzije aplikacije.

12. člen (delovanje informacijskega sistema e-JN) 

Informacijski sistem e-JN osvežuje podatke po principu časa prejema posameznega podatka (podatki, ki časovno prvi prispejo v sistem, so obdelani prvi).

Kot uraden čas, na podlagi katerega tečejo roki za posamezna dejanja v postopku javnega naročila, se šteje čas, nastavljen v informacijskem sistemu e-JN (t.i. strežniški čas).

Dokumentacija se v informacijskem sistemu e-JN objavi v digitalni obliki in ne sme presegati 200 MB na posamezno datoteko oziroma skupaj največ 300 MB na posamezni postopek javnega naročila (elektronsko pošiljanje dokumentov v tem primeru zaradi velikosti datotek traja dlje časa).

13. člen (tehnična pomoč)

V primeru težav ali vprašanj lahko uporabnik pošlje sporočilo na e-naslov ekc@gov.si ali pokliče na telefonsko številko 080 2002. Enotni kontaktni center (EKC) je dostopen vsak dan med 8. in 22. uro.

III.    Obveznosti uporabnika

14. člen (način uporabe informacijskega sistema e-JN)

Uporabnik se zavezuje, da bo informacijski sistem e-JN uporabljal izključno za namen, za katerega je bil vzpostavljen ter zgolj na način, kot je predviden s predpisi in s Splošnimi pogoji.

Institucija, ki vodi uradne evidence, iz katerih se za delovanje funkcionalnosti preverjanja v uradnih evidencah (e-Dosje) pridobi podatke, lahko od e-Dosje uporabnika kadarkoli zahteva, da ta predloži dokazila za upravičenost izvajanja poizvedb v okviru funkcionalnosti. E-Dosje uporabnik mora zahtevana dokazila predložiti v roku pet delovnih dni od prejema zahteve.

Zaradi vsakega poskusa, zlorabe ali uporabe informacijskega sistema e-JN v nasprotju s Splošnimi pogoji ali drugimi pravili za njegovo uporabo lahko skrbnik registriranemu uporabniku onemogoči uporabo informacijskega sistema e-JN. Tovrsten poskus, uporaba ali zloraba s strani uporabnika ali tretje osebe se lahko obravnava tudi kot kaznivo dejanje

Uporabnik se zlasti zavezuje:

  • da informacijskega sistema e-JN ne bo uporabil in izrabil za nezakonit ali neetičen namen;
  • da ne bo poskušal na nedovoljen način ali za nedovoljen namen pridobiti, zbirati in/ali shranjevati podatkov drugih uporabnikov;
  • da ne bo snemal ali razširjal datotek ali informacij, ki so bile naložene ali objavljene s strani drugih uporabnikov informacijskega sistema e-JN in za katere ve oziroma bi moral vedeti, da so v nasprotju s Splošnimi pogoji ali se v skladu z zakonom ne smejo razširjati;
  • da ne bo uporabljal računalniških kod, škodljivih programov ali drugega, kar bi lahko motilo, onesposobilo ali škodovalo informacijskemu sistemu e-JN, skrbniku ali njegovi programski ter strojni opremi;
  • da ne bo posegal v informacijski sistem e-JN na noben način, ki bi na nedovoljen način spremenil, odstranil ali poškodoval objavljene podatke ali vsebine;
  • da ne bo namerno motil ali prekinjal normalnega toka komunikacij med uporabniki in informacijskim sistemom e-JN;
  • da informacijskega sistema e-JN ne bo izrabil za lažno predstavljanje, širjenje reklamnega materiala ali druge nezaželene vsebine;
  • da bo pri posredovanju podatkov, za katere velja poseben način varstva (osebni ali tajni podatek, poslovna skrivnost), ravnal z dolžno skrbnostjo in v informacijski sistem e-JN posredoval zgolj podatke, za katerih posredovanje ima pravico in jih bo uporabljal le na način, kot je določen s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov;
  • da bo redno spremljal svoj profil v informacijskem sistemu e-JN na način, da se bo redno prijavljal v informacijski sistem in pregledal, ali je prejel novo sporočilo, in sicer za primer, če posameznega elektronskega sporočila zaradi kakršnihkoli razlogov ne bi prejel;

da bo v svojem uporabniškem profilu navedel kontaktni elektronski naslov, ki ga bo tekoče spremljal in na katerega mu informacijski sistem, drug uporabnik ali skrbnik lahko pošiljajo obvestila

15. člen (oddaja ponudbe in drugih dokumentov)

Uporabnik, ki je v informacijskem sistemu e-JN s strani gospodarskega subjekta pooblaščen za oddajanje ponudb, ponudbo odda s klikom na gumb »Oddaj«. Informacijski sistem e-JN ob oddaji ponudb zabeleži identiteto uporabnika in čas oddaje ponudbe. Uporabnik z dejanjem oddaje ponudbe izkaže in izjavi voljo v imenu gospodarskega subjekta oddati zavezujočo ponudbo (18. člen Obligacijskega zakonika ). Z oddajo ponudbe je le-ta zavezujoča za čas, naveden v ponudbi, razen če jo uporabnik umakne ali spremeni pred potekom roka za oddajo ponudb.

Uporabnik v informacijskem sistemu e-JN lahko odda tudi druge pravno zavezujoče dokumente, npr. oddaja prijave na javno naročilo, oddaja pojasnila ali dopolnitve k ponudbi na podlagi zahteve naročnika, idr. Za oddajanje teh dokumentov veljajo enaka pravila kot za oddajo ponudbe.

16. člen (posledice kršitev za uporabnika)

Zaradi kršitve Splošnih pogojev in drugih pravil uporabe ter zaradi drugega nezakonitega ali do tretjih oseb škodljivega ravnanja lahko skrbnik začasno ali trajno prepreči dostop in uporabo informacijskega sistema e-JN posameznemu uporabniku brez predhodnega opozorila. 

Če uporabnik s svojim ravnanjem skrbniku ali tretji osebi povzroči kakršno koli škodo, zanjo v celoti moralno, materialno in kazensko odgovarja.

IV. Obveznosti skrbnika

17. člen (splošne obveznosti in tekoče vzdrževanje sistema)

Skrbnik je odgovoren za tekoče nemoteno delovanje informacijskega sistema e-JN. Da bi uporabniku zagotovil najboljšo uporabniško izkušnjo, skrbnik skrbi za stalno posodabljanje sistema. Uporaba in dostop do informacijskega sistema e-JN sta praviloma zagotovljena 24 ur na dan in vse dni v letu. 

Skrbnik si pridržuje pravico do prekinitev dostopa do informacijskega sistema e-JN zaradi tehničnih razlogov, razlogov, povezanih z vzdrževanjem ali zamenjavo opreme, ipd. Prekinitve delovanja bodo, če je to le mogoče, izvedene v času, ko se storitve ne bodo izvajale (praviloma na nedelovne dni ali v nočnem času).

Skrbnik si pridržuje pravico do spremembe posameznih programskih funkcij informacijskega sistema e-JN za elektronsko oddajo ponudb brez vnaprejšnjega obvestila.

18.    člen (omejitev odgovornosti skrbnika)

Skrbnik ne preverja v informacijski sistem e-JN vnesenih podatkov in ne odgovarja za pravilnost ali naravo podatkov, ki jih v informacijski sistem e-JN vnese posamezni registrirani uporabnik. Gospodarski subjekt in naročnik oz. registrirani uporabnik so odgovorni, da pri uporabi informacijskega sistema e-JN ravnajo skladno z načeli in pravili, veljavnimi v Republiki Sloveniji (načelo vestnosti in poštenja, načelo dobrega gospodarja, varovanje osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti, idr).
Skrbnik ne prevzema odgovornosti za škodo, ki bi komur koli nastala zaradi uporabe informacijskega sistema e-JN.
Skrbnik si v utemeljenih primerih, na lastno pobudo ali po obvestilu posameznega uporabnika, pridržuje pravico spremeniti ali umakniti objavo ali informacijo, ki bi bila v nasprotju z veljavnimi predpisi, zlasti npr. žaljive ali zavajajoče narave. Skrbnik praviloma ne posega v objavljeno razpisno dokumentacijo, v ponudbe ali v druge, v sistem naložene dokumente, in za njihovo vsebino ne odgovarja.

19. člen (nedelovanje informacijskega sistema e-JN)

Ker gre za kompleksen informacijski sistem, ni mogoče v celoti izključiti možnosti napak v delovanju tako strojne kot programske opreme. Skrbnik ne jamči dostopnosti do informacijskega sistema e-JN, zlasti ob morebitnih izpadih v omrežjih ali kakršnih koli izpadih, napakah, drugih tehničnih motnjah ali prekinitvah delovanja tretjih oseb oz. povezanih informacijskih sistemov (električno napajanje, elektronsko podpisovanje, ipd) ter višji sili. V primeru prekinitve delovanja informacijskega sistema e-JN, bo skrbnik poskrbel za čim krajši čas nedelovanja in v najkrajšem možnem času vzpostavil delujoče stanje.
Skrbnik ne odgovarja za posredno ali neposredno škodo, ki bi komur koli  lahko nastala zaradi tehničnih težav ali nedelovanja informacijskega sistema e-JN ali z njim povezanih sistemov (SI-PASS).
 

OPOZORILO GOSPODARSKIM SUBJEKTOM

Poskrbite, da boste s pripravo in oddajo ponudbe začeli pravočasno. Svetujemo vam, da registracijo v informacijski sistem e-JN opravite čim prej oz. pred oddajo prve ponudbe. Čas, ki je potreben za elektronsko oddajo (pošiljanje) dokumentov je odvisen od velikosti datotek, verzije in tipa brskalnika, števila gospodarskih subjektov, ki istočasno uporabljajo informacijski sistem e-JN ter upoštevajoč kakovost vaše internetne povezave. Zaradi kompleksnosti informacijskega sistema e-JN in okolja, v katerem ta deluje, in je odvisen od mnogih dejavnikov, svetujemo, da z elektronsko oddajo pričnete dovolj zgodaj in pravočasno.

Če pri oddaji ponudbe naletite na težave, kontaktirajte službo za pomoč (enotni kontaktni center, 080 2002) v razumnem roku, ki še omogoča odpravo težave. Naredili bomo vse, kar je razumno mogoče, da vam pomagamo pri uporabi informacijskega sistema e-JN.

V pomoč smo vam pripravili natančna navodila za uporabo informacijskega sistema e-JN in več predstavitvenih videov, številne odgovore na vaša vprašanja pa lahko najdete tudi med pogosto zastavljenimi vprašanji (https://ejn.gov.si/aktualno/vec-informacij-ponudniki.html).


20. člen (hramba dokumentacije)

Vsa dokumentacija, ki jo registrirani uporabnik posreduje v informacijski sistem e-JN, bo v tem sistemu hranjena največ 6 mesecev od zaključka postopka v informacijskem sistemu e-JN. Po preteku tega časa bodo dokumenti izbrisani, o čemer bo registrirani uporabnik naročnika, ki je pripravil javno naročilo, predhodno obveščen na e-naslov, naveden v prijavi.
Metapodatki o predloženi dokumentaciji se iz informacijskega sistema e-JN ne izbrišejo.
Za ustrezno arhiviranje dokumentacije o javnem naročilu je izključno odgovoren naročnik, skrbnik storitve arhiviranja ne zagotavlja in zanj ne odgovarja.

21. člen (pridobivanje nekaterih podatkov)

Informacijski sistem e-JN se povezuje z javno dostopnimi podatki Poslovnega registra Slovenije, za potrebe delovanja funkcionalnosti e-Dosje pa se z uporabo orodja za elektronsko pridobivanje podatkov ti pridobijo iz uradnih evidenc, naštetih v 3. členu Pravilnika o enotnem informacijskem sistemu na področju javnega naročanja, in se prevzemajo na podlagi vsakokratne zahteve naročnika, pri čemer se za ta namen evidence prekrškov na področju delovnih razmerij in zaposlovanja na črno ne povezujejo s funkcionalnostjo e-Dosje.

V. Osebni podatki

22. člen (varovanje osebnih in drugih podatkov)

Vse podatke, ki jih registrirani uporabnik posreduje v informacijski sistem e-JN, ali ob registraciji ali ob uporabi sistema, skrbnik skrbno varuje. 
Skrbnik ne preverja, spremlja ali drugače obdeluje podatkov, ki jih uporabnik posreduje v informacijski sistem e-JN in v kolikor za posamezen tip podatka (osebni ali tajni podatek, poslovna skrivnost) velja poseben način varstva, je zanj in za skrbno obdelavo le-tega odgovoren registrirani uporabnik, ki lahko v informacijski sistem e-JN posreduje zgolj podatke, za posredovanje katerih ima pravico in jih lahko uporablja le na način, kot je določen s predpisi.

Ob uporabi spletne strani informacijskega sistema e-JN lahko uporabnik sprejme spletne piškotke storitve Google Analytics. Več informacij o podatkih, ki se zbirajo, o njihovi vlogi in možnosti sprejema ali odstranitve piškotkov, je navedeno v poglavju V. Politike zasebnosti.

23. člen (Dogovor o skupnem upravljanju osebnih podatkov)

Uporabnik z registracijo in uporabo v informacijski sistem e-JN vnese nekatere osebne podatke, do katerih lahko dostopa tudi skrbnik informacijskega sistema. S potrditvijo teh splošnih pogojev, ki imajo status pogodbe, sklenjene med skrbnikom in uporabnikom, uporabnik v svojem imenu in v imenu subjekta, za katerega uporablja informacijski sistem e-JN, sklene Dogovor o skupnem upravljanju osebnih podatkov, posredovanih v sistem e-JN, sklenjen na podlagi 26. člena Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov .

Skrbnik podatke sprejme, jih hrani v svojih strežnikih, varuje na način, opredeljen v 25. členu teh Splošnih pogojev in uporablja izključno za namene in način, opredeljen s temi Splošnimi pogoji in Politiko zasebnosti.

Uporabnik soglaša, da lahko skrbnik za tehnično delovanje informacijskega sistema e-JN sklene pogodbo s pogodbenim obdelovalcem, ki bo izključno za potrebe servisiranja lahko dostopal do nekaterih podatkov, potrebnih za delovanje informacijskega sistema e-JN. Skrbnik bo s pogodbenim obdelovalcem sklenil Dogovor, v katerem bosta stranki opredelili obveznosti obdelovalca do upravljavca, vsebino in trajanje obdelave, naravo in namen obdelave, vrsto osebnih podatkov, kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter obveznosti in pravice upravljavca.

24. člen (namen obdelave osebnih podatkov)

Informacijski sistem e-JN je informacijski sistem v javnem interesu, saj zagotavlja elektronsko podporo celotnemu postopku javnega naročila in zasleduje strateške cilje kvalitetnega, učinkovitega in preprostega izvajanja postopkov javnih naročil. 
Namen obdelave osebnih podatkov registriranega uporabnika znotraj informacijskega sistema e-JN je potreba po razpolaganju s podatki o uporabnikih sistema, ki morajo biti za potrebe pravne varnosti in delovanje sistema določljivi posamezniki s preverljivo identiteto. Osnovni namen funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb je izmenjava informacij in dokumentov v postopku javnega naročanja, pri čemer le-ti lahko vsebujejo osebne podatke o uporabnikih in tretjih osebah. Skrbnik teh podatkov drugače ne obdeluje, so pa hranjeni znotraj informacijskega sistema e-JN. 

Informacijski sistem e-JN razpolaga z naslednjimi osebni podatki:
a)    splošni podatki o registriranem uporabniku in
b)    podatki, posredovani z dokumentacijo, ki jo uporabnik naloži v informacijski sistem e-JN.

Natančnejši podatki o vrstah osebnih  podatkov, ki se obdelujejo v informacijskem sistemu e-JN, so predstavljeni v Politiki zasebnosti in varovanja osebnih podatkov v informacijskem sistemu e-JN, ki je sestavni del teh Splošnih pogojev.

25. člen (način varstva osebnih podatkov)

Uporabnik do informacijskega sistema e-JN dostopa preko varne povezave, s čimer je poskrbljeno za varovanje zasebnosti in posredovanih podatkov. Vsa komunikacija med uporabnikom in informacijskim sistemom e-JN je šifrirana. 
Skrbnik ima sprejete vse predpisane postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in za preprečevanje nepooblaščene obdelave teh podatkov tako, da je zagotovljeno:

–    varovanje prostorov, opreme in sistemske programske opreme,

–    varovanje aplikativne programske opreme, s katero se obdelujejo osebni podatki, npr. naprave, s katerimi se dostopa do osebnih podatkov so zaščitene na način, da v primeru neupravičenega dostopa do te naprave ni mogoče dostopati do osebnih podatkov (zaščita naprave z gesli, šifriranje celotnega nosilca podatkov),

–    preprečevanje nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov pri njihovem prenosu (vključno s prenosom po telekomunikacijskih omrežjih) npr. na način, da se do osebnih podatkov dostopa izključno v omrežju HKOM preko tehnologije VPN,

–    poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki uporabljeni ali vneseni v zbirko osebnih podatkov in kdo je to storil,

–    sklenjen Dogovor o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov z vsakokratnim pogodbenim obdelovalcem na strani upravljavca MJU, ki zagotavlja tehnično delovanje sistema, 

–    v informacijskem sistemu se ažurno odpravlja vse znane varnostne ranljivosti,

–    uporaba politike čiste mize in čistega ekrana.

VI. Končne določbe

26. člen (začetek učinkovanja Splošnih pogojev)

Registrirani uporabnik je zavezan s temi Splošnimi pogoji, ko ob registraciji potrdi, da se je z njimi seznanil in se z njimi strinja. Ob spremembi Splošnih pogojev je uporabnik z njimi zavezan od prve naslednje prijave dalje, ko potrdi, da se s prenovljenimi Splošnimi pogoji strinja.

Neregistrirani uporabnik s trenutkom začetka uporabe informacijskega sistema e-JN soglaša s temi Splošnimi pogoji, ki so javno objavljena in dostopna na spletni strani informacijskega sistema e-JN.

27. člen (varstvo avtorskih in sorodnih pravic ter pravic intelektualne lastnine)

Uporabniki informacijskega sistema e-JN so dolžni spoštovati določbe predpisov, ki urejajo avtorsko in sorodne pravice, pravice industrijske lastnine ter pravico do dostopa do informacij javnega značaja.

Informacijski sistem e-JN in vsi njegovi integralni deli so zaščiteni, upoštevajoč avtorsko pravico in pravice izdelovalcev podatkovnih baz. Uporaba informacijskega sistema e-JN v nasprotju s Splošnimi pogoji lahko pomeni kršitev teh pravic in povzroči kršiteljevo odgovornost v skladu z veljavnimi predpisi.

Uporabnik ne sme spreminjati, prepisovati ali drugače reproducirati, ponovno objavljati, pošiljati po pošti ali kako drugače uporabljati in razširjati informacijskega sistema e-JN kot računalniškega programa oz. podatkovne baze niti v komercialne niti v nekomercialne namene brez izrecnega predhodnega pisnega dovoljenja Ministrstva za javno upravo.

28. člen (subsidiarna uporaba)

Za posamezna vprašanja in primere, ki niso urejeni s temi Splošnimi pogoji, se uporabljajo veljavna pravila zakona, ki ureja elektronsko poslovanje in elektronski podpis, zakona, ki ureja obligacijska razmerja in drugih predpisov, veljavnih v Republiki Sloveniji.

29. člen (reševanje sporov)

Morebitne spore, nastale zaradi kršitev teh Splošnih pogojev, se rešuje po mirni poti. Kadar to ni mogoče, je za reševanje sporov pristojno sodišče v Ljubljani.

Splošni pogoji so v izvirniku pripravljeni v slovenskem jeziku ter prevedeni v angleški jezik. Ob sporu v zvezi s Splošnimi pogoji za potrebe razlage velja izvirnik v slovenskem jeziku.

30. člen (začetek veljavnosti)

Ti Splošni pogoji veljajo od 6. 5. 2019 dalje. 

Skrbnik lahko obstoječe Splošne pogoje spremeni ali dopolni brez predhodnega obvestila ali soglasja uporabnikov. Uporabnik bo o prenovljenih Splošnih pogojih obveščen ob prvi naslednji prijavi v informacijski sistem e-JN. V kolikor uporabnik ob prijavi ne bo potrdil, da se strinja s prenovljenimi Splošnimi pogoji, nadaljnja uporaba informacijskega sistema e-JN ne bo mogoča.