Funkcionalnost elektronske oddaje ponudb

Ministrstvo za javno upravo (v nadaljevanju: MJU) obvešča vse uporabnike, da je od 1. aprila 2018 dalje v skladu z ZJN-3 obvezno zagotavljanje elektronske oddaje ponudb v postopkih javnega naročanja, MJU pa je v okviru sistema za elektronsko javno naročanje zagotovilo tudi funkcionalnost za elektronsko oddajo ponudb, ki bo brezplačno na voljo za uporabo (v nadaljevanju: sistem e-JN).  Pojasnjujemo, da naročnik ni dolžan uporabljati tega sistema e-JN, temveč lahko uporabi tudi katerikoli drug sistem, pri čemer mora paziti, da je sistem razvit v skladu z določbami 37. člena ZJN-3 oziroma, da zagotavlja skladnost s temi določbami. Enako velja, če naročnik sam razvije lastni sistem.

Uporaba sistema e-JN – pojasnila pred začetkom uporabe

Dostop oziroma prijava uporabnikov do funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb sistema e-JN bo potekala z uporabo digitalnega kvalificiranega potrdila, v skladu z zahtevami Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 98/2004, ZEPEP-UPB1) .

Vsak naročnik mora v okviru svoje organizacije določiti eno osebo, ki bo nosilec in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN (v sistemu imenovan: upravitelj pravic). To je oseba, ki bo imela pri naročniku najvišji nivo pravic, ta nivo pravic pa zajema pravico izvajati vsa ravnanja v informacijskem sistemu e-JN, vključno z izvedbo vseh faz postopka javnega naročila, omogoča aktiviranje in urejanje vseh nadaljnjih in dodatnih uporabnikov sistema ter njihovih pravic ter urejanje drugih parametrov v informacijskem sistemu e-JN znotraj organizacije. Ta oseba pri naročniku bo tako za vse nadaljnje uporabnike sistema e-JN, ki se bodo registrirali v informacijski sistem e-JN pri istem naročniku, odobrila in uredila njihov nivo pravic, ki bodo lahko enake kot so pravice nosilca in upravitelja pravic ali nižje.

  • Izvedba prve registracije naročnika in nosilca in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN:

Prvo registracijo določenega naročnika izvede oseba, ki jo bo naročnik pooblastil za nosilca in upravitelja pravic v informacijskem sistemu e-JN.

Ob prvi registraciji (po kliku na polje »Ste naročnik? Registriraj se«) ta oseba vnese matično številko naročnika, nato pa bo sistem samodejno izdal opozorilo, da organizacije (naročnika) in s tem tudi nosilca še ni v informacijskem sistemu e-JN.

Pred nadaljevanjem registracije bosta morala ta oseba in naročnik izpolniti »Zahtevek za aktivacijo nosilca in upravitelja pravic v informacijskem sistemu e-JN pri naročniku« in ga, kot je to navedeno v zahtevku, poslati MJU na gp.mju@gov.si. MJU bo nato organizacijo (naročnika) in to osebo aktiviralo v sistemu e-JN. Aktivacija brez vnosa matične številke (kot navedeno zgoraj) ne bo mogoča. Za uspešno aktivacijo organizacije (naročnika) in nosilca in upravitelja pravic v informacijskem sistemu e-JN morata biti hkrati izpolnjena oba pogoja – vnos matične številke naročnika in izpolnjen in poslan zahtevek za aktivacijo.

Registracija nosilca in upravitelj pravic naročnika bo v sistemu mogoča od 26. 3. 2018, registracija ostalih uporabnikov pa od 1. 4. 2018.

Za vse nadaljnje osebe, ki se bodo registrirale pri tem naročniku, bo aktivacijo in dodelitev pravic izvedla oseba, ki bo nosilec in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN.

Naročnikom svetujemo, da čimprej identificirajo osebo, ki bo nosilec in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN in pošljejo izpolnjen zahtevek na MJU, da se izvede aktivacija naročnika in dodelijo pravice tej osebi. Od takrat dalje bo tudi nemudoma mogoča uporaba informacijskega sistema e-JN pri naročniku in nadaljnje registracije ostalih uporabnikov.

Če naročnik še ne bo določil te osebe in se ta oseba še ne bo registrirala (predhodno je potrebno pošiljanje zahtevka), bo informacijski sistem e-JN vsakega uporabnika, ki se bo želel registrirati, opozoril, da v organizaciji še ni nosilca in upravitelja pravic v informacijskem sistemu e-JN. Ko bo naročnik aktiviran in registrirana oseba, ki bo nosilec in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN, bo registracija drugih uporabnikov potekala nemoteno.

Druga pojasnila sistemske narave

V povezavi z obveznostjo zagotavljanja elektronske oddaje ponudb v postopkih javnega naročanja pa pojasnjujemo, da ZJN-3 to obveznost opredeljuje v 37. členu, ki v prvem odstavku določa, da se za vsakršno sporočanje in izmenjavo informacij na podlagi tega zakona, zlasti pa elektronsko oddajo ponudb, uporabljajo elektronska komunikacijska sredstva. Od tega pravila je mogoče odstopili le v taksativno naštetih primerih v drugem dostavku (npr. če dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila zahteva predložitev fizičnih modelov ali maket, ki jih ni mogoče predložiti z elektronskimi sredstvi). Naročnik, ki v skladu z drugim odstavkom tega člena zahteva, da se za oddajo ponudb uporabijo neelektronska komunikacijska sredstva, mora v posameznem poročilu iz 105. člena tega zakona navesti razloge za to zahtevo. V skladu s prehodno določbo 118. člena ZJN-3 pa se prvi odstavek 37. člena tega zakona začne uporabljati 1. aprila 2018.

V izogib različnim razumevanjem te določbe pojasnjujemo, da je od 1. aprila 2018 dalje obvezno zahtevati elektronsko oddajo ponudb in prijav (v nadaljevanju: ponudb). Navedeno pa pomeni, da se ta zahteva opredeli v tistih postopkih javnih naročil, za katera bo obvestilo o naročilu poslano v objavo (oziroma poslano povabilo k oddaji ponudb) po tem datumu (torej od vključno 1. 4. 2018 dalje). Ta zahteva pa se lahko opredeli tudi v tistih postopkih javnih naročil, za katera bo obvestilo o naročilu poslano v objavo (oziroma poslano povabilo k oddaji ponudb) pred tem datumom, a bo obvestilo objavljeno po 1. 4. 2018 (nikakor pa ne, če bo obvestilo objavljeno pred 1. 4. 2018). Zato pri pošiljanju obvestil v objavo zadnjih nekaj dni v marcu 2018 svetujemo previdnost, saj glede na roke, ki jih ima za objavo na voljo portal javnih naročil (in po potrebi tudi TED, naročnik ne ve v naprej, ali bo objava obvestila dejansko izvedena po 1. 4. 2018, mora pa že v obvestilu o naročilu (oziroma povabilu k oddaji ponudbe) kot obvezen podatek navesti kraj oz. način ter rok za predložitev ponudbe. Pravočasna in pravilna oddaja ponudbe pa predstavlja eno bistvenih procesnih predpostavk za dopustnost ponudbe in možnost sodelovanja v postopku javnega naročanja.

MJU obvešča vse naročnike, da bo pripravljena tudi vzorčna razpisna dokumentacija z vključenimi določbami glede elektronske oddaje ponudb (uporabna bo zlasti za tiste primere, kjer bo naročnik uporabil informacijski sistem e-JN). Ločeno pa bodo pripravljena tudi posamezna opozorila in napotki naročnikom, na katere naj bodo ti posebej pozorni pri izvedbi postopkov in pripravi razpisne dokumentacije zaradi prehoda na elektronsko javno naročanje. Ta opozorila bodo zlasti vezana na posamezne obvezne (ali običajne) vsebine v razpisnih dokumentacijah, in sicer v delu, kjer se nanaša na način oddaje ponudbe ali je kakorkoli s tem povezana, kot na primer:

  • v delu, ki se nanaša na odpiranje ponudbe,
  • v delu, ki se nanaša na sestavo ponudbe,
  • v delu, ki se nanaša na predračun,
  • v delu, ki se nanaša na finančno zavarovanje za resnost ponudbe, ipd.

Naročniki bodo morali paziti tudi, da v svojih razpisnih dokumentacijah, v izogib težavam, skrbno preverijo svoje zahteve in navodila, ki bodo lahko po uvedbi elektronskega javnega naročanja  s tem povsem v neskladju (npr. zahtevanje dveh kopij ponudbe, opredeljevanje tiskane verzije predračuna kot relevantnega v primerjavi s predračunom na elektronskem mediju, ovoj za označitev ponudbe, ipd.

MJU bo ves čas spremljalo uporabo informacijskega sistema e-JN ter vse težave in vprašanja, ki se bodo ob tem pojavljala, poskušalo reševati sproti, periodično pa tudi objavilo in posodabljalo FAQ (pogosta vprašanja in odgovora), vezane na elektronsko oddajo ponudb in informacijski sistem e-JN.